資料到底該怎么做？每次都到要檢查的時候才知道火燒眉毛。那么到底該如何在日常工作中輕松規范地將資料做漂亮，是一門學問，做好了也是一項專業技能。不過只要牢記并做到下面幾點，相信加班趕資料的日子將離你遠去而且一去不復返。
一、明確資料填寫標準
明確資料填寫標準是為了避免在資料填寫過程中的不一致而造成返工。這就要求在工程開工前先和各上級單位進行溝通。在這里要著重注意的幾點是：
(一)在《現場質量檢驗報告單》中的數值填寫類型。
這又分以下幾種情況：
① 砂漿及混凝土的強度填寫方式。此項在質量檢驗評定標準中的標定值或允許偏差內容是“在合同標準內”，在實際填寫過程中就可能出現幾種填寫方法，一種是直接在規定值或允許偏差這一欄中填入“在合格標準內”，在檢驗結果這一欄中填入“合格”即可；另一種是在允許偏差及合格標準內這一欄中填入此分項工程的設計砂漿或混凝土強度，在檢驗結果這一欄中填入實測值。
② 部分分項工程檢驗評定標準中的規定值或允許偏差內容為“不陡于(大于)設計值”，這種也有兩種填法，一種是在規定值或允許偏差這一欄中填入“不陡于(大于)設計值”，在檢驗結果這一欄中填入“不陡于(大于)設計”即可;另一種是在允許偏差及合格標準內這一欄中填入此分項工程的設計值，在檢驗結果這一欄中填入實測值。
③ 對現場質量檢驗報告單中的“檢驗結果”這一欄的填寫也有兩種理解：一種是必須填入實測值，一種理解認為既然是檢驗結果，則只需填入是否滿足設計及規范要求或者填入是否合格即可。
(二)對《分項工程質量檢驗評定表》數據的填寫，除了《現場質量檢驗報告單》中存在的問題外，還有以下幾種情況：
① 對實測值或實測偏差值的填寫多少的問題。在質量檢驗評定標準中，有的分項工程檢查項目的檢查頻率極高，就造成產生的數據極多，而有的檢查項目檢查頻率又極低，造成數據偏少。
期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館反映在《分項工程質量檢驗評定表》中就出現了一些值填不下，一些檢測值又達不到檢評要求的情況。
② 平均值的求值問題，在大部分分項工程中，允許偏差同時存在正值和負值，這就出現了一個問題，在求平均值時，正值和負值是否可以混合在一起同時求值，還是必須分開求值。因為如果同時求值，有時平均值幾乎均為零值，仿佛不能體現此檢查項日的準確情況，故就有了需要分開求值的問題。
以上問題均需要在工作正式開工前進行確認，以防止事后不能統一而造成浪費，并影響工程竣工交驗。
二、對工程項目進行分部、分項工程劃分
在資料收集前應先對合同段內所有工程按《質量檢驗評定標準》的要求進行劃分，并列出目錄，在工程施工過程中，將收集的資料按劃分的工程目錄逐漸完善，可以及時發現錯漏，以進行彌補，并方便工程結束后的竣工文件整理。在此要特別注意工程重要部位及隱蔽工程部位的資料收集工作：
(一)重要部位：此類工程一般關系到整個工程的交工及完成后的竣工驗收工作，因此必須特別注意此類工程的資料準確性、及時性。
(二)隱蔽工程：因此類工程往往關系到一個工程的整體，但此類工程施工后又無法看見進行復測，故此類工程資料要求必須準確，絕對不能錯漏。
三、掌握施工進度，及時完善認簽，并健全相關制度
要隨時掌握工程施工進度，資料要隨著工程施工進度同步進行，絕對不要先搶進度，后做資料。資料完成后要及時上報監理，進行資料認簽工作，當重要工程或隱蔽工程施工時，一定要到施工現場進行原始資料的收集，并及時進行整理，工程施工資料整編歸檔中應健全以下幾個制度：
(一)資料的及時收集及整理制度。
根據工程實體進展情況，及時收集和編制相應的軟件資料，從物資部門的原材料采購出廠質量證明書到取樣人員的按標準取樣報告單，從工程部門的現場施工管理隱蔽工程驗收記錄到質量專檢人員的檢驗批工程質量驗收記錄，每一道工序的完成均涉及到項目的各個部門，我們不僅要做到眼觀六路、耳聽八方，及時掌握工程動態，還要做到嘴勤、腿勤、手更勤。
(二)人員調動時的資料移交制度。
由于工程建設周期長、人員變動較頻繁，如果人員調動時沒有嚴格執行移交手續，工程資料交接不到位，或是根本就沒有交接，那么新接手的人員只能從留下的資料中去尋找、整理。從一步步熟悉到發現問題，通常需要一個過程，這樣往往造成工程資料的脫節。例如原材料質量合格證書、復試報告單，測量復核記錄表等原始資料的丟失，最后只能依據施工圖紙和相應標準寫“同憶錄”，直接影響工程交工驗收和項目工程結算，將造成公司很大的經濟損失，這種事例可以說屢見不鮮，教訓慘痛。
(三)建立既懂工程資料歸檔管理又懂工程技術的人員的培訓制度。
目前在一些工程項目都配備了相應的資料員從事工程資料收集整理的工作，他們具有資料歸檔整編的相應知識，但對工程施工方面的專業知識較少，基本不懂工程施工有哪些工藝，需要收集哪些資料，資料的填寫是否規范，與工程實體部位是否一致，而工程技術人員又不太熟悉資料歸檔整理的有關規定，缺少相關的知識，例如對采用的復印件應清晰，注明原件存放處、標注人姓名、標注日期并加蓋紅章，兩者沒有很好地結合起來。
總之，工程施工資料的形成和管理是一項涉及面廣、影響范圍大的系統工程，是一項涉及各個部門的復合型工作，需要項目施工人員相互溝通、相互協助、共同努力，才能保證工程竣工資料的完整、準確、系統、齊全，真實地記錄和反映施工的全過程，才能圓滿的完成工程項目建設。
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